INFORMATIVA SUL TRATTAMENTO DEI DATI PERSONALI

Chiamate telefoniche

ai sensi degli artt. 13 e 14 del Regolamento (UE) 2016/679 (“GDPR”)

Versione 2.0 – Aprile 2026

1. Titolare del trattamento

Il Titolare del trattamento è:

Studio di Radiodiagnostica e Terapia Fisica di Natella Raffaele S.r.l. – Socio Unico

Via Fornilli 72, 84047 Capaccio Paestum (SA)

C.F. e P.IVA: 01795480654

PEC: centronatella@pec.it

Sito web: www.centromartinelli.it

2. Responsabile della protezione dei dati (DPO)

Il Titolare ha designato un Responsabile della Protezione dei Dati (Data Protection Officer – DPO) ai sensi dell’art. 37 GDPR:

Alfredo Tedesco

E-mail: alfredo@centromartinelli.it

3. Soggetti interessati

La presente informativa si rivolge a chiunque contatti telefonicamente la struttura o sia contattato dalla stessa, tra cui:

• pazienti, potenziali pazienti e loro familiari o accompagnatori;
• soggetti che richiedono informazioni sui servizi offerti;
• soggetti che contattano la struttura per motivi amministrativi o organizzativi.

 

4. Categorie di dati personali trattati

Nel corso delle chiamate telefoniche possono essere trattati:

• dati identificativi e di contatto (numero telefonico, nominativo ove comunicato);
• dati relativi alla gestione tecnica della chiamata (data, ora, durata, esito, interno coinvolto);
• contenuto della conversazione telefonica;
• registrazione audio della chiamata;
• trascrizione testuale della chiamata;
• dati e informazioni derivanti da elaborazioni automatizzate (classificazioni, sintesi, indicatori di qualità, analisi organizzative).

Dati particolari (art. 9 GDPR): qualora nel corso della telefonata vengano comunicati dati relativi allo stato di salute o altre categorie particolari di dati personali, tali dati sono trattati con misure rafforzate di riservatezza e sicurezza, nel rispetto del GDPR, del D.Lgs. 196/2003 (Codice Privacy) come modificato dal D.Lgs. 101/2018, e delle Autorizzazioni/Linee Guida del Garante applicabili al settore sanitario.

5. Finalità del trattamento e basi giuridiche

5.1 Gestione del servizio telefonico e delle richieste degli utenti

Finalità: gestione del centralino, smistamento delle chiamate, risposta alle richieste di informazioni, prenotazione/modifica/cancellazione di appuntamenti, assistenza ai pazienti.

Base giuridica: esecuzione di misure precontrattuali e/o contrattuali su richiesta dell’interessato (art. 6, par. 1, lett. b, GDPR) e, per i dati sulla salute, necessità di diagnosi, assistenza o terapia medica (art. 9, par. 2, lett. h, GDPR).

5.2 Qualità del servizio, miglioramento organizzativo e gestione dei reclami

Finalità: analisi delle chiamate, verifica della qualità del servizio, miglioramento dei processi interni, gestione di reclami, contestazioni o richieste di chiarimento.

Base giuridica: legittimo interesse del Titolare (art. 6, par. 1, lett. f, GDPR) a organizzare il servizio, verificarne la qualità e tutelare i propri diritti in caso di contestazioni. Il trattamento avviene nel rispetto del bilanciamento di interessi ed è limitato a quanto strettamente necessario.

5.3 Obblighi di legge

Finalità: adempimento di eventuali obblighi normativi o regolamentari applicabili (es. obblighi di conservazione, richieste dell’Autorità giudiziaria o amministrativa).

Base giuridica: adempimento di un obbligo legale (art. 6, par. 1, lett. c, GDPR).

5.4 Sicurezza dei sistemi

Finalità: prevenzione di usi impropri del servizio telefonico, sicurezza delle reti e dei sistemi informativi.

Base giuridica: legittimo interesse del Titolare (art. 6, par. 1, lett. f, GDPR).

6. Registrazione, trascrizione e trattamento automatizzato

Le chiamate telefoniche possono essere registrate. Prima dell’avvio della registrazione, l’interessato è informato mediante avviso automatico.

L’audio registrato può essere:

• trascritto in formato testuale mediante sistemi automatizzati;
• analizzato mediante strumenti di intelligenza artificiale esclusivamente per le finalità indicate nella presente informativa.

Tali strumenti automatizzati possono essere utilizzati per: classificare il motivo della chiamata; misurare indicatori di qualità; individuare criticità organizzative; generare sintesi a supporto del miglioramento del servizio.

Importante – Esclusione di decisioni automatizzate con effetti giuridici: i trattamenti automatizzati descritti non producono decisioni che incidono in modo significativo sulla persona dell’interessato ai sensi dell’art. 22 GDPR. Nessuna decisione clinica, diagnostica o amministrativa rilevante è adottata in modo esclusivamente automatizzato.

7. Destinatari e comunicazione dei dati

I dati possono essere trattati da o comunicati a:

• personale dipendente e collaboratori autorizzati del Titolare, nei limiti delle rispettive mansioni;
• fornitori di servizi informatici, tecnologici e di telecomunicazione, nominati Responsabili del trattamento ai sensi dell’art. 28 GDPR;
• consulenti tecnici, legali, amministrativi e organizzativi del Titolare, nei limiti strettamente necessari;
• autorità giudiziarie o amministrative, nei casi previsti dalla legge.

I dati non sono diffusi a soggetti indeterminati. L’elenco aggiornato dei Responsabili del trattamento è disponibile su richiesta presso il Titolare.

8. Trasferimento dei dati verso Paesi terzi

Tutti i trattamenti descritti nella presente informativa, incluse la registrazione audio, la trascrizione e l’analisi mediante sistemi di intelligenza artificiale, avvengono esclusivamente su infrastrutture e server interni alla struttura del Titolare, fisicamente ubicati in Italia. Non è effettuato alcun trasferimento di dati personali verso Paesi terzi al di fuori dello Spazio Economico Europeo (SEE).

9. Conservazione dei dati

I termini di conservazione sono i seguenti:

• Registrazioni audio: non sono conservate oltre il tempo tecnico strettamente necessario alla trascrizione; successivamente sono cancellate in modo sicuro.
• Trascrizioni e dati di analisi: conservati per il tempo necessario alle finalità organizzative e di miglioramento del servizio e comunque non oltre 12 mesi dalla data della chiamata, salvo necessità di conservazione per la gestione di reclami o contenziosi in corso.
• Dati di gestione della chiamata (log tecnici): conservati per il tempo necessario alla gestione del servizio e a fini di sicurezza informatica, di norma non oltre 12 mesi.
• Dati sanitari contenuti nelle trascrizioni: soggetti ai termini di conservazione previsti dalla normativa applicabile al settore sanitario.

Il Titolare effettua verifiche periodiche di pertinenza e, ove possibile, procede all’anonimizzazione o alla cancellazione dei dati non più necessari.

10. Misure di sicurezza

Il trattamento avviene con strumenti informatici e telematici, nel rispetto dei principi di liceità, correttezza, trasparenza, minimizzazione, esattezza, limitazione della conservazione, integrità e riservatezza (art. 5 GDPR). Sono adottate misure tecniche e organizzative adeguate al rischio, per proteggere i dati da accessi non autorizzati, perdita, divulgazione, alterazione o distruzione accidentale o illecita, in conformità agli artt. 25 e 32 GDPR.

11. Diritti dell’interessato

L’interessato può esercitare, nei limiti e alle condizioni previsti dalla normativa applicabile, i seguenti diritti:

• Diritto di accesso (art. 15 GDPR): ottenere conferma dell’esistenza di un trattamento e copia dei dati personali che lo riguardano.
• Diritto di rettifica (art. 16 GDPR): ottenere la correzione di dati inesatti o incompleti.
• Diritto alla cancellazione (‘diritto all’oblio’) (art. 17 GDPR): ottenere la cancellazione dei dati, nei casi previsti dalla norma.
• Diritto di limitazione del trattamento (art. 18 GDPR): ottenere la limitazione del trattamento nei casi previsti.
• Diritto alla portabilità dei dati (art. 20 GDPR): ricevere i dati in formato strutturato, ove il trattamento si basi sul consenso o su un contratto e sia effettuato con strumenti automatizzati.
• Diritto di opposizione (art. 21 GDPR): opporsi al trattamento fondato sul legittimo interesse, salvo l’esistenza di motivi legittimi cogenti da parte del Titolare.
• Diritto di proporre reclamo (art. 77 GDPR): presentare reclamo al Garante per la protezione dei dati personali (www.garanteprivacy.it) o all’autorità di controllo dello Stato membro UE in cui l’interessato risiede abitualmente o lavora.

Le richieste possono essere inviate al Titolare ai recapiti indicati alla sezione 1 della presente informativa. Il Titolare risponde entro 30 giorni dalla ricezione, prorogabili di ulteriori 60 giorni in caso di particolare complessità (art. 12, par. 3, GDPR).

12. Aggiornamenti dell’informativa

La presente informativa può essere aggiornata in qualsiasi momento, anche in considerazione di modifiche organizzative, tecnologiche o normative. La versione aggiornata è resa disponibile sul sito del Titolare (Centro Martinelli) e, ove opportuno, comunicata agli interessati con adeguato preavviso.